Какво представлява сертификацията? Част IV – Какво да (не) правите по време на одит и малко преди това

Одитът се извършва по предварително съгласувана програма, в която са посочени часовете / дните и темите, по които ще ви проверяват.

На база на получената програма трябва да разпределите служителите, които ще работят с одиторите по всяко изискване. Определете най-подходящите и подготвени хора за конкретната тема. Ако е необходимо, организирайте допълнително обучение за тях непосредствено преди одита.

Когато одитът се провежда от повече от един одитор, служителите трябва да са така разпределени, че да няма период от деня, в който някои от тях да бъдат одитирани от двама или повече одитори. Ако това е невъзможно, трябва да съгласувате промени в първоначалния график.

Колкото повече хора се включат в одита, толкова по-добро впечатление ще направите! Съмнително е, ако само един човек може да коментира всички изисквания на даден стандарт (това би могло да означава, че на практика системата за управление не е внедрена, а е само „на хартия”). Имайте предвид, че в хода на одита, одиторите могат да поискат (и най-вероятно ще го направят) да разговарят и с хора извън определените предварително.

След като сте определили екипа, обяснете на всички участници в одита:

- как ще протече одита;

- какви въпроси да очакват от одиторите;

- кои части от документацията ще коментира всеки от тях;

- какви записи следва да се предоставят на одиторите.

Всеки участник в одита следва да се увери, че разполага с актуално копие на документацията, по която ще го одитират и да е запознат с описаните в нея изисквания. Това не означава, че тя трябва да се наизустява – това не е изпит. По-време на одита винаги имате възможност да направите справка (стига разбира се да знаете кое къде е описано).

В документацията се цитират и записите, които следва да се попълват при извършване на дейността. Тези записи ще бъдат прегледани от одиторите със сигурност и по тази причина трябва да сте сигурни къде се намират и че се водят редовно.

По време на одита е възможно одиторите да зададат въпрос, който не разбирате (особено, ако одиторът стриктно се придържа към терминологията на стандарта, по който проверява). Не се притеснявайте да искате допълнителни разяснения, докато не се убедите, че разбирате какво ви питат. Ако одиторът задава въпрос, който не е от вашите компетенции е по-добре да го/я насочите към колега, който отговаря за тази дейност, вместо да се опитвате да отговаряте (дори и да имате информация по въпроса).

Ако при разработката на системата за управление сте използвали консултанти, те най-вероятно ще присъстват на одита. Важно е да имате предвид, че те не могат да ви заместят (да отговарят на въпроси, да показват документи и записи). В най-добрият случай консултантите дори няма да присъстват на интервютата (не пропускайте факта, че тяхното присъствие може допълнително да притесни одитираните, а понякога и одиторите). Най-вероятно одиторът ще помоли консултанта да напусне, ако той/тя се намесва в одита прекомерно.

По-време на интервютата одиторите събират впечатления за степента на прилагане на системата за управление. Тези впечатления се категоризират (и евентуално могат да станат несъответствия) непосредствено преди заключителната среща на одита. Ако одиторът изисква нещо, което в момента не правите, това не е фатално. За да се констатира несъответствие е необходимо да не спазвате клауза от стандарта или ред, който сте предвидили в документацията си.

Например: При одит по ISO 9001 ви искат „Годишен план за обучение”, какъвто нямате предвиден. Това не означава, че не спазвате клауза 6.2. от стандарта, а единствено, че 90% от сертифицираните фирми са решили да включат такъв план в документацията си :).

И вместо заключение:

Одиторите не проверяват какво планирате да направите.  Те искат да видят какво вече сте постигнали. Ще са ви необходими достатъчно записи, за да покажете, че системата ви за управление е внедрена / функционира.

Успешен одит!