Коригиращи или превантивни действия - ISO 9001

Дори специалистите в сферата на системите за управление често срещат затруднения, когато трябва да направят разлика между коригиращи и превантивни действия. Коригиращите действия се инициират от несъответствие, което вече се е проявило, докато превантивните действия се отнасят към възможната проявата на несъответствие.

Повечето от одиторите по ISO 9001 настояват фирмите да използват отделни процедури и формуляри за документиране на коригиращите и превантивните действия. В стандарта не е посочено, че това трябва да бъде правено.

Основен момент в посочените от стандарта изисквания е, че съдържат думата „предотвратяване” в клаузите за коригиращи и превантивни действия.

При по-внимателно четене, секция 8.5.2 от стандарта указва, че коригиращите действия отстраняват причината за възникналите несъответствията с цел предотвратяване на повторната проява на несъответствията, а секция 8.5.3, че превантивните действия

установяват и отстраняват причината за потенциалните несъответствия ... за предотвратяване на проявата им.

Чести грешки при тълкуване на изискванията Съществуват три грешни схващания, отнасящи се до коригиращите и превантивните действия:

1. Стандартът изисква документиране на всяка проява на несъответствие.

2. Превантивните действия и коригиращите действия са едни и същи, но просто се наричат по различен начин.

3. Съществените преструктурирания на процеси, продукти или услуги, или въвеждането на нови процеси или оборудване, не би следвало да се документират като превантивни или коригиращи действия.

Единственият начин да се променят разбиранията, е чрез ясно разделяне и дефиниране на ситуациите, в които предприемаме действия, те могат да се обобщят в 4 групи: пропуск/(самостоятелна проява на несъответствие, която поражда малък риск и няма нужда да бъде

отразявана), коригиращо действие (доста сериозно несъответствие, пораждащо риск, който изисква действие за предотвратяване на повторна проява и трябва да бъде отразен), превантивно действие (процес, който може да бъде внедрен, за да предотврати проява на несъответствие и следва да бъде документиран), или свързано с развитието действие

(планирана промяна за въвеждане на нов процес или продукт в отговор на стратегическите цели, документиран като превантивно действие).

Стъпки при предприемане на коригиращи действия

• Определете и документирайте коренната причина за несъответствието.

• Внимателно разгледайте цялостната система, за да осигурите, че не биха възникнали други сходни несъответствия.

• Анализирайте ефекта, който несъответствието може да породи за продукта или услугата, произведени/предоставени преди несъответствието да бъде открито, и предприемете подходящи действия за детайлен преглед на ситуацията или за изтегляне на

продукта, уведомяване на потребителите или задържане на продукта.

• Извършете последваща проверка, за да осигурите, че коригиращото действие е ефективно и повторната проява на несъответствието е предотвратена.

Стъпки при предприемане на превантивни действия

• Предприемайте предварителни действия, за да осигурите, че несъответствието няма да се прояви.

• Анализирайте процесите на системата, за да определите как да се изградят предпазни механизми и как може те да бъдат променени, за да се предотврати поява на несъответствия. Например, използвайте метода за изследване на вероятността от грешки и

анализ на влиянието им (FMEA), за да определите рисковете и потенциалните недостатъци и да поставите приоритети за подобряване.

Стъпки при предприемане на действия, свързани с развитието на фирмата
(документират се като превантивни действия)• Стартирайте проект за подобряване на дейността (процесите) с разработен проектен план, обоснован спрямо планираните разходи, ресурси за контрол и оценяване на постигнатите резултати.

• Предприемайте серии от действия през определени периоди от време и следете напредъка и резултатите.

• Използвайте разнообразни подходи и действия през различни периоди от време, докато трае проекта.

• Установете ред за обменяне на информация по отношение на това какво е било направено и какво трябва да се направи, за да се улесни комуникацията, относно настъпващите промени между членовете на проектния екип.

• Осигурете проследимост на предприетите действията и взетите решения, за да потвърдите как да документирате получената информация и да избегнете трудностите при повторно разработване на сходни бъдещи проекти.

Документирането и контролирането на предприетите коригиращи и превантивни действия осигурява, че е предприето подходящо действие в предвиденото време и са постигнати подходящи промени в работния процес.